استفاده حرفه ای از تمام امکانات Zoom برای جلسات ویدئویی کاری - وبلاگ ماریانا

به گزارش وبلاگ ماریانا، همه گیری دنیای کرونا، دورکاری و قرنطینه خانگی باعث شده میلیون ها نفر در سراسر دنیا برای تبادل پیغام های متنی و برقراری تماس های تصویری گروهی کاری و درسی از نرم افزار Zoom که برای رایانه های شخصی و گوشی های هوشمند عرضه شده، استفاده نمایند.

هرچند زوم، عمری چند ساله دارد و تازه وارد محسوب نمی گردد، شرایط فعلی باعث ارزشمندتر شدن قابلیت هایی مثل تماس های تصویری گروهی عظیم شده است.

گرچه محبوبیت ناگهانی و هجوم سیل بی شمار کاربران به این نرم افزار باعث نمایان شدن بعضی مسائل امنیتی در ساختار آن شده است، ولی بروز چنین مشکلاتی در تمام نرم افزارهای دارای چند میلیون کاربر اتفاق می افتد و با رعایت بعضی اصول اولیه امنیت دیجیتال، کماکان می توان این نرم افزار را بهترین گزینه برای کسانی دانست که احتیاجمند ابزاری ساده و مطمئن برای انجام تماس های کاری خود در دوران کرونا هستند.

از آنجا که احتمالا بسیاری از کاربران ایرانی هنوز با این نرم افزار آشنا نیستند یا دست کم با قابلیت های کاربردی و جالب آن آشنا نیستند، تصمیم گرفتیم در کارگاه این هفته بعضی قابلیت های جالب زوم را که می توانند تجربه بسیار بهتری از تماس تصویری برایتان رقم بزنند، معرفی کنیم.

همه را ببینید

در نرم افزار زوم به طور پیش فرض فقط تصویر و صدای کسی که در حال صحبت است نمایش داده می گردد، هرچند اگر بخواهید می توانید تصویر دیگر اعضای جلسه را هم به صورت همزمان ببینید. برای این کار باید روی زبانه Gallery View کلیک کنید. درصورتی که اعضای جلسه شما کمتر از 50 نفر باشند، می توانید تصاویر تمام آنها را یکجا روی مانیتور خود داشته باشید. اگر تعداد از این هم بیشتر باشد، می توانید باقی نفرات را در صفحات بعدی ببینید. برای برگشتن به حالت اولیه هم به سادگی روی گزینه Speaker View در قسمت بالا و سمت راست تصویر کلیک کنید.

همواره در مکان مناسب باشید

حضور در تماس های تصویری گروهی می تواند گاهی چالش برانگیز باشد، چراکه ممکن است همواره به فضایی با پس زمینه تمیز و مرتب و در یک کلام مجلسی دسترسی نداشته باشید. یکی از بهترین قابلیت های زوم امکان تنظیم تصویر پس زمینه دلخواه (از فضا گرفته تا سواحل اقیانوس آرام) به جای اتاق درهم ریخته و نامرتب احتمالی شماست. کافی است به قسمت تنظیمات برنامه رفته و گزینه پس زمینه مجازی یا Virtual Background را انتخاب کنید و تصویر پس زمینه دلخواهتان را انتخاب یا آپلود کنید. البته این قابلیت احتیاجمند حداقلی از امکانات سخت افزاری و نرم افزاری است و شاید برای همه کاربران در دسترس نباشد.

غافلگیر نشوید

بسیاری از کاربران پس از ورود به جلسه یادشان می افتد صدا و تصویر خود را غیرفعال نمایند تا فرایند جلسه با صدای گریه بچه یا هر نما و نوای ناخواسته دیگر مختل نگردد که خود باعث ایجاد حواس پرتی برای دیگران است. خوشبختانه راه چاره این مساله پیش بینی شده و در اختیار شماست: برای فعال کردن آن، کافی است به Settings> Audio رفته و گزینه Mute microphone when joining a meeting را انتخاب کنید و همین فرآیند را برای گزینه Video و Tun off my video when joining a meeting تکرار کنید. همچنین اگر لازم بود صحبت کنید احتیاجی نیست با ماوس دنبال دکمه میکروفون بگردید، فشردن دکمه Space صفحه کلید همین کار را برایتان انجام خواهد داد.

با تصاویر منظورتان را برسانید

اگر در یک جلسه تصویری صدا و تصویر شما غیرفعال شده باشد، کماکان می توانید با استفاده از ایموجی ها نظرات، حال و هوا یا احساس خود را به موارد مطرح شده بدون مختل کردن جریان جلسه با دیگر اعضای گروه به اشتراک بگذارید.

این ایموجی ها همان شکلک های آشنای پرکاربرد هستند که می توانند غیر از رنگ زرد پیش فرض به رنگ های دیگر هم درآیند. برای استفاده از ایموجی ها می توانید روی نوار Reaction در انتهای پایین صفحه کلیک نموده و واکنش موردنظرتان را انتخاب کنید تا برای مدت 5 ثانیه نمایش داده گردد. لطفا از این قابلیت زیاد استفاده نکنید!

جلسات 40 دقیقه ای

جلسات گروهی در نسخه رایگان زوم حداکثر می توانند تا 40 دقیقه ادامه پیدا نمایند که در کمال صداقت حداکثر زمان مفیدی است که می توان گروهی از افراد را با تمرکز کافی پای جلسه نگه داشت (تماس های یک به یک محدودیت زمانی ندارند). اما اگر به هر دلیل احتیاجمند جلسات گروهی طولانی تر هستید، می توانید با دست کردن در جیب مبارک و پرداخت هزینه نسخه پولی از جلسات گروهی نامحدود و امتیازات جالب دیگر لذت ببرید!

دنیا از نگاه شما

یکی از بهترین قابلیت های زوم، امکان اشتراک گذاری تصویر صفحه نمایش گوشی یا رایانه تان با دیگر اعضای جلسه است. احتیاج به شرح نیست این قابلیت چقدر می تواند زندگی را برای شما زیبا کند، اما زیباتر این که خبری از تنظیمات مختلف و پیچیدگی های غیرضروری نیست و این کار به سادگی و تنها با فشردن دکمه Share screen در نوار ابزار پایین صفحه امکان پذیر شده است.

همه چیز را ثبت کنید

داشتن تصویر و صدای جلسه بهتر از یادداشت برداری است. کاربران نسخه رایگان و پولی می توانند جلساتشان را روی رایانه شخصی خود ذخیره نمایند، اما برای انجام این کار روی گوشی احتیاجمند ارتقا به نسخه پولی خواهید بود.

همچنین فایل جلسات پس از خاتمه می توانند به طور اتوماتیک روی سرویس های ابری مثل Google Drive یا Dropbox قرار بگیرند.

برای ضبط جلسات روی سیستم کافی است در قسمت Settings وارد Recording شده و گزینه Local Recording را فعال کنید تا دفعه بعد که میزبان یک جلسه مجازی بودید با فشردن دکمه ضبط در نوار ابزار پایین صفحه، فایل جلسه را روی رایانه تان داشته باشید.

زیبا شوید

حفظ برنامه خواب منظم، آراستگی و پوشیدن لباس های بیرون در زمان های کار در مواقع دورکاری، یاری زیادی به حفظ تمرکز و روحیه شما در دوران قرنطینه خانگی می نماید. اما اگر به هر دلیل فکر می کنید زشت شده اید یا صورتتان آن طور که باید مناسب جلسه نیست، می توانید از گزینه Touch Up My Appearance بهره ببرید.

هدف این فیلتر، بهتر کردن نمای کلی صورت شماست و کاری می نماید به نظر سرحال و شاداب بیایید. البته نباید انتظار معجزه داشته باشید و کماکان تا حد ممکن به زیبایی و آراستگی خود اهمیت دهید، چراکه تاثیر این فیلتر شبیه به حالت زیبایی یا Beauty Mode در بیشتر دوربین های دیجیتال گوشی های جدید است.

خشایار مریدپور - ضمیمه کلیک روزنامه وبلاگ ماریانا